Personuppgiftspolicy Prolog Kommanditbolag

Introduktion

Denna personuppgiftspolicy beskriver hur Prolog Kommanditbolag, org. nr. 969706-0367, (”Prolog” eller ”vi”) behandlar personuppgifter tillhörande mottagare av försändelser (t.ex. tidningar och tidskrifter) som Prolog förmedlar, kontaktpersoner hos befintliga samt potentiella företagskunder och leverantörer samt besökare på Prologs webbsida, www.prologkb.se.

Prolog är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy. Prolog är dock inte personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av Prologs företagskunder, dvs. exempelvis det tidningsbolag från vilket du beställt din tidningsprenumeration.

Vilka personuppgifter samlar vi in, hur samlas de in, för vilka ändamål behandlar vi personuppgifterna och på vilken laglig grund?

När du är mottagare av en försändelse (t.ex. en tidning eller ett paket). Som mottagare av en försändelse som Prolog förmedlar behandlar vi t.ex. ditt namn, adress, uppgifter om försändelsen och mottagarinformation. Personuppgifterna samlas antingen in direkt från det företag du beställt en vara från, eller från det distributionsnätverk som har anlitat Prolog för utförande av leveransen (t.ex. Early Bird eller MTD). Prolog samlar även in viss ytterligare information som krävs för leverans av försändelsen, såsom lägenhetsnummer, platsdata, portkod, information om elektronisk nyckel, m.m. Dessa uppgifter inhämtas från externa källor. Sådana källor kan variera men inkluderar exempelvis Lantmäteriet, fastighetsägare och bostadsrättsföreningar samt offentligt tillgängliga källor.

Dina personuppgifter behandlas av Prolog för följande ändamål:

• Förmedla försändelser och tillhandahålla support.Vi behandlar personuppgifter för att kunna förmedla försändelsen till rätt mottagare, samt för att administrera reklamationer och returer eller för att annars för att kunna kommunicera med dig, eller den du beställt distributionsuppdraget av, i ett supportärende. Laglig grund: Vi stödjer vår behandling på den lagliga grunden berättigat intresse (”Berättigat intresse”). Vi har gjort vår bedömning av Berättigat intresse utifrån att vår behandling är nödvändig för att kunna förmedla produkter till mottagarna och därtill hörande tjänster.
• Utveckling och förbättring.Vi använder data för att underhålla, utveckla, testa och förbättra Prologs tjänster och system, bland annat genom att följa upp hur ofta Prolog levererar till en viss gata/adress. Vi använder anonymiserad data så långt det är möjligt för detta ändamål. Laglig grund: Berättigat intresse.
• Säkerhet och regelefterlevnad.Vi kan komma att använda uppgifter för att skydda våra tjänsters och mottagares säkerhet, för att upptäcka och förhindra bedrägeri, för att lösa en eventuell tvist med dig samt för att verkställa våra avtal. Vi använder uppgifter för att efterleva tillämplig lagstiftning såsom postlagen och bokföringslagen. Laglig grund: Rättslig förpliktelse eller Berättigat intresse.

För att Prolog ska kunna leverera rätt försändelse till rätt mottagare används s.k. handenheter (smartphone) med en elektronisk distributionslista. Det är en sammanställning över vilka personer som försändelserna ska levereras till och vilken adress de bor på.

När du är kontaktperson hos en befintlig eller potentiell företagskund eller leverantör. Dina personuppgifter behandlas av Prolog för följande ändamål:

• Tillhandahålla tjänster och hantera affärsrelationen. Som kontaktperson hos en företagskund eller leverantör till Prolog behandlar vi exempelvis ditt namn, roll/titel och kontaktuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster till kunden, administrera kund- eller leverantörsavtalet samt för att i övrigt hantera vår relation med kunden eller leverantören. Uppgifterna kan samlas in direkt från dig eller från det företag du representerar. Laglig grund: Berättigat intresse.
• Bearbetning av nya kunder och leverantörer.Vid bearbetning av en ny företagskund behandlar vi exempelvis ditt namn och dina kontaktuppgifter för att marknadsföra våra tjänster till det företag du representerar. Vid inköp av tjänster/produkter från en ny leverantör som du representerar behandlar vi dina personuppgifter i samband med inköpsprocessen. Uppgifterna samlas in från offentligt tillgängliga källor som exempelvis webbplatser och företagsregister. Laglig grund: Berättigat intresse.
• Säkerhet och regelefterlevnad.Vi kan komma att använda uppgifter för att skydda våra tjänsters, kunders och leverantörers säkerhet samt för att lösa eventuella tvister med det företag du representerar. Laglig grund: Berättigat intresse.

När du är besökare på Prologs webbplats. Om du besöker Prologs webbplats kan dina personuppgifter komma att behandlas av Prolog för följande ändamål:

• Hantera tjänsteförfrågningar. Om du fyller i ett formulär för anmälan av intresse av våra tjänster behandlar vi dina personuppgifter för att kunna hantera intresseanmälan. Laglig grund: Berättigat intresse.

3. Vilka delar vi dina personuppgifter med?

Det kan ibland vara nödvändigt för oss att dela dina personuppgifter med olika leverantörer som utför tjänster för vår räkning, t.ex. för att tillhandahålla IT-lösningar, skydd och support för våra system eller hjälpa till med analyser och statistik. Dessa leverantörer kan behöva behandla eller få tillgång till personuppgifter för att kunna utföra sina tjänster. Våra leverantörer är bundna av så kallade personuppgiftsbiträdesavtal och har inte rätt att använda personuppgifter för egna ändamål.

Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter som en del av en gemensam affär, exempelvis en sammanslagning eller försäljning av tillgångar. Slutligen kan vi komma att behöva lämna ut eller spara dina uppgifter när vi anser att det är nödvändigt för att (i) följa lagen eller rättslig process och ge ut information till polis och andra behöriga myndigheter, (ii) hantera och upprätthålla säkerheten för t.ex. våra system och nätverk samt (iii) för att skydda rättigheter och/eller egendom som tillhör oss. Om det är nödvändigt överlåter vi ärendet till polismyndigheten för fortsatt handläggning.

4. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen inom EU/EES, inkluderat insamling, lagring, förstöring, m.m. I vissa fall använder vi leverantörer som är etablerade utanför EU/EES, såsom för utveckling och underhåll av våra system som ger leverantören access till personuppgifter. I de fall personuppgiftsbehandling sker utanför EU/EES sker det under förutsättning av vi har stöd enligt lag, t.ex. genom att vi med mottagaren av uppgifterna har ingått standardiserade modellklausuler som godkänts av EU-kommissionen och som finns tillgängliga via EU-kommissionen webbsida.

5. Dina rättigheter

Det är viktigt att du förstår vilka rättigheter du har gällande behandling av dina personuppgifter vilket vi informerar om nedan. Kontaktinformation om var du kan vända dig för att ta tillvara någon av dina rättigheter hittar du under ”Kontakt”.

Du har följande rättigheter:

• Registerutdrag, rättelse och radering. Du har rätt att kostnadsfritt begära tillgång till samt åtkomst till kopia av dina personuppgifter (s k registerutdrag), begära rättelse av felaktiga uppgifter och, under vissa omständigheter, begära att dina personuppgifter raderas.
• Invändning. Du har rätt att i vissa fall göra invändning mot användning av dina personuppgifter med följd att vi eventuellt måste upphöra med behandlingen om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl som överväger intresset att inte få personuppgifterna behandlade. Du har alltid rätt att invända mot vår direktmarknadsföring (dvs. marknadsföring via post, e-post SMS och telefonförsäljning) och vi ska då upphöra med vår behandling av dina uppgifter för dessa ändamål.
• Begränsning. Du har rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter under tiden det åligger oss att utreda eventuella invändningar från dig eller om vi saknar rättslig grund för att få fortsätta behandla men du inte vill att uppgifterna ska raderas eller om vi inte längre behöver uppgifterna men du behöver dem för att kunna göra din rätt gällande.
• Du har, under vissa omständigheter, en rätt till dataportabilitet, dvs. att få ut personuppgifter som tillhandahållits från dig, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt att kunna överföra dessa till annan personuppgiftsansvarig.
• Om behandling av personuppgifter baseras på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket för framtida behandling av dina personuppgifter.
• Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du har rätt att framföra klagomål hos en dataskyddsmyndighet. IMY är den myndighet i Sverige som utövar tillsyn över hur vi som företag följer lagstiftningen. IMY:s webbplats hittar du här: imy.se.

Utövandet av dina rättigheter är kostnadsfritt. Vi besvarar begäran om dina rättigheter och förfrågningar om åtkomst eller borttagning av dina personuppgifter inom 30 dagar som utgångspunkt. Åtgärderna vidtas inom rimlig tid som beroende på omständigheterna kan vara upp till tre (3) månader. Vi förbehåller oss rätten att vid orimlig eller uppenbart ogrundad invändning eller begäran ta ut en rimlig avgift för åtgärden alternativt inte vidta någon åtgärd.

6. Säkerhet

Vi använder en rad säkerhetstekniker och säkerhetsmetoder för att skydda dina personuppgifter från oönskad åtkomst, användning och utlämnande. Till exempel lagras de personuppgifter vi behandlar om dig på datorsystem som har begränsad åtkomst.

7. Hur länge sparar vi dina personuppgifter

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna policy, t.ex. för att vi ska kunna förmedla en produkt till dig, för att underhålla och förbättra befintliga tjänster, skicka nödvändig kommunikation i ett supportärende och uppfylla våra skyldigheter enligt lag. Eftersom behoven kan variera för olika typer av uppgifter och sammanhang, varierar perioden vi sparar uppgifterna. De kriterier som huvudsakligen avgör hur länge personuppgifterna kommer att sparas är anledningen till att vi använder uppgifterna, vilken typ av uppgifter det rör sig om, i vilken form uppgiften sparas och vilken relation vi har till dig.

• Om du t.ex. har en tidningsprenumeration och vi levererar tidningen till dig lagrar vi ditt namn och uppgifter om försändelsen så länge du är prenumerant och upp till 40 dagar efter prenumerationen upphört. Vid enskilda leveranser sparar vi dina uppgifter upp till 3 månaderfrån leveranstillfället.
• Om vi behöver behandla dina uppgifter i samband med ett supportärende eller annat ärende där vi är part kan vi komma att spara dina uppgifter i upp till 24 månaderfrån senaste kontakttillfället mellan dig och Prolog eller dig och det företag du köpt produkten av.
• Är du kontaktperson för ett av Prologs kund- eller leverantörsföretag använder vi dina uppgifter under avtalsförhållandet och upp till 24 månaderefter att avtalet upphört.
• Vi behandlar den e-postadress samt eventuell angiven ort du registrerat för utskick om lediga distributionsjobb och intresseanmälan i upp till 3 månader från registreringstillfället.

Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

Dina personuppgifter kan komma att sparas längre än vad som angetts ovan i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag (t.ex. postlagen eller bokföringslagen), förordning eller myndighetsbeslut eller för att behålla uppgifter som måste behållas i syfte att lösa en tvist eller om du har samtyckt till det.

8. Kontakt

Om du har frågor om Prologs behandling av dina personuppgifter eller vill begära ett registerutdrag, begära radering av dina personuppgifter eller om du har ett klagomål är du välkommen att kontakta Prolog genom mejl till dataskydd.prolog@bonniernews.se.

Personuppgiftsansvarig: Prolog Kommanditbolag, org. nr. 969706-0367, Adress: BOX 190, 721 05 Västerås.

9. Ändringar

Vi kommer att uppdatera vår personuppgiftspolicy när det behövs. Om det sker större ändringar i policyn eller i hur vi använder dina personuppgifter, meddelas du via anslag på webbsidan innan ändringarna träder i kraft där det krävs enligt lag. Läs gärna denna personuppgiftspolicy då och då så håller du dig informerad om hur vi på Prolog skyddar dina personuppgifter och din integritet.

10. Ändringshistorik

Den 4 juli 2022